Ob Hochzeit, Kindergeburtstag oder Firmenfeier – mit Ihrer Eventagentur sorgen Sie für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Eine Selbständigkeit in dieser Branche eignet sich vor allem für Menschen mit Organisationstalent. Zudem sind eine kommunikative Art und viel Flexibilität erforderlich. Am Anfang steht jedoch eine gründliche Vorbereitung mit einem vollständigen Businessplan. Wie Sie diesen aufstellen und welche inhaltlichen Punkte nicht fehlen dürfen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Grundsätzlich darf jede Person sich mit einer eigenen Eventagentur selbständig machen. Eine bestimmte Ausbildung oder ein Zertifikat sind nicht notwendig. Vorkenntnisse im Bereich Eventmanagement sind jedoch hilfreich. Ebenfalls von Vorteil für die Gründung einer erfolgreichen Eventagentur sind betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Rein formal sind lediglich eine Gewerbeanmeldung sowie eine Mitgliedschaft bei der IHK vorgeschrieben.
Bedenken Sie: Obwohl Sie keine Berufserfahrung für die Gründung Ihrer Eventagentur benötigen, stärkt dies das Vertrauen potenzieller Kundschaft in Ihre Kompetenzen. Eine Weiterbildung im Veranstaltungswesen und/oder ein entsprechendes Praktikum zu absolvieren, kann sich somit positiv auf Ihren Unternehmenserfolg auswirken. Alternativ können Sie Ihre Eventagentur zusammen mit einer Person gründen, die über Fachkenntnisse verfügt.
Viele angehende Selbständige möchten die Businessplanerstellung umgehen und sofort mit dem ersten Kundenauftrag starten. So verständlich dies auch ist – gute Vorbereitung ist entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihrer Agentur. Falls Sie den KfW-Gründerkredit beantragen möchten, ist die schriftliche Ausarbeitung Ihres Geschäftskonzepts Pflicht. Dies gilt auch für die Inanspruchnahme des Gründungszuschusses der Agentur für Arbeit sowie für reguläre Bankdarlehen. Sehen Sie dies nicht als unangenehme Pflicht, denn ein fundierter Geschäftsplan bietet Ihnen viele Vorteile.
Ein schlüssiger, authentischer und professioneller Businessplan kann Ihre Chancen auf einen positiven Kredit- oder Fördergeldentscheid erhöhen. Umso wichtiger, die Grundregeln für den Aufbau und den Inhalt zu kennen.
Ziel der Geschäftsplanerstellung ist, Ihr Gründungskonzept auf Herz und Nieren zu prüfen. Hierzu betrachten Sie alle internen und externen Faktoren, die den Erfolg Ihrer Agentur beeinflussen könnten. Die folgenden Aspekte sollten in Ihrem Businessplan vorkommen.
Ein häufiger Fehler von Start-ups ist, ein zu breites Leistungsspektrum anzubieten. Dieses können junge Unternehmen nur selten stemmen. Legen Sie sich daher am Anfang auf einen Bereich fest und erweitern Sie Ihr Angebot erst später. Dies hilft Ihnen auch, das Alleinstellungsmerkmal Ihrer Dienstleistung herauszuarbeiten. Hoch moderne Veranstaltungstechnik, vorteilhafte Servicepakete oder exklusive Locations – beschreiben Sie, was das Besondere an Ihrem Angebot ist.
Regelmäßige Schwankungen sind in der Veranstaltungsbranche keine Seltenheit. Eine umfangreiche Marktanalyse ermöglicht Ihnen, die aktuellen Entwicklungen und zukünftigen Trends zu identifizieren. Mit den Erkenntnissen können Sie eine detaillierte Marktstrategie ausarbeiten. Auf diese Weise ist Ihre Eventagentur auf eine plötzlich sinkende Nachfrage und andere Risiken vorbereitet.
Der Businessplan für Ihre Eventagentur sollte Ihren beruflichen Werdegang sowie Ihre persönlichen Stärken skizzieren. Besitzen Sie eine kaufmännische Ausbildung und/oder praktische Erfahrungen im Veranstaltungswesen? Verfügen Sie über die nötigen Soft Skills zur Leitung einer Eventagentur – wie Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und Durchhaltevermögen? Falls Sie sich zusammen mit weiteren Personen selbständig machen, sollten Sie jedes Mitglied des Gründungsteams vorstellen.
Nur wenn Ihre Zielgruppe mit Ihrem Leistungsangebot harmoniert, wird Ihre Eventagentur langfristig Gewinne verzeichnen. Ein Beispiel: Wenn Sie sich auf gewerbliche Kundschaft spezialisieren möchten, sollte Ihre Expertise im Bereich Firmenevents und Messen liegen. Um die zwei Aspekte aufeinander abstimmen zu können, müssen Sie die Wünsche und Erwartungen Ihrer potenziellen Kundschaft kennen. Diese ermitteln Sie durch eine professionelle Zielgruppenanalyse.
Neben Ihrer Zielgruppe sollten Sie im Businessplan für Ihre Eventagentur auch Ihre Mitbewerber bewerten. Viele Agenturen bieten Ihren Service bundesweit an – weiten Sie Ihre Konkurrenzanalyse entsprechend aus. Interessant sind die Preise, das Leistungsspektrum und die Strategie der Mitbewerber. Diese Informationen helfen Ihnen bei der Ausgestaltung Ihres eigenen Angebots. Gleichzeitig ist das Wissen über die Konkurrenz unverzichtbar, damit Sie sich mit Ihrer Agentur positiv von ihr abheben können.
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Im Rahmen der Wettbewerbsanalyse haben Sie die Preise Ihrer Mitbewerber erhoben. Nutzen Sie dies, um Ihre eigene Preisstrategie zu entwickeln. Wichtig: Eine Niedrigpreisstrategie ist auf Dauer nur schwer aufrechtzuerhalten. Sinnvoller ist, spezielle Leistungspakete mit vorteilhaftem Preis zusammenzustellen oder temporäre Sonderaktionen zum festen Bestandteil Ihrer Strategie zu machen.
Gute Kontakte sind in der Veranstaltungsbranche Gold wert – vor allem für Ihr neu gegründetes Unternehmen. Beschreiben Sie in Ihrem Businessplan, mit welchen Partnerunternehmen Sie zusammenarbeiten werden und in welchem Umfang. Im Idealfall umfasst Ihr Netzwerk Floristen, Catering-Anbieter, Personalvermittlungen für Servicekräfte und Vermieter von Eventlocations.
Indem Sie Ihre Eventagentur rechtlich auf die sichere Seite bringen, unterstreichen Sie die Ernsthaftigkeit Ihrer Gründung. Wichtig ist die Wahl der passenden Unternehmensform, da dies Ihre Haftung und Meldepflicht bestimmt. Ein ausreichender Versicherungsschutz ist ebenfalls essenziell. Hierzu gehören eine Berufshaftpflichtversicherung und die Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft als Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung.
Überlegen Sie, ob Sie Mitarbeiter beschäftigen möchten und wann diese in Ihre Eventagentur eintreten sollen. Wichtig ist auch, wie diese angestellt sein sollen – in Vollzeit, Teilzeit oder als Aushilfe. Zu Beginn Ihrer Selbständigkeit kann Outsourcing hilfreich sein, um eigenen Personaleinsatz zu sparen. Einige Personalvermittlungen haben sich auf den Veranstaltungsbereich spezialisiert und stellen Ihnen erfahrene Zeitarbeiter für Ihre Events zur Verfügung.
Beschreiben Sie im Businessplan für Ihre Eventagentur, wie Sie potenzielle Kundschaft auf sich aufmerksam machen möchten. Eine professionelle Webseite darf im digitalen Zeitalter nicht fehlen. Zudem sind die sozialen Netzwerke eine gute Möglichkeit, für Ihr Unternehmen zu werben. Sofern Sie sich auf regionale Kundschaft fokussieren möchten, eignen sich zusätzlich klassische Marketingmethoden wie Plakate und Fahrzeugbeschriftung.
Ein umfassendes Zahlenwerk gehört zu jedem Geschäftsplan dazu. In diesem finalen Abschnitt führen Sie alle einmaligen Aufwendungen sowie die fixen und variablen Kosten auf. Beispiele sind die Miete für Ihre Büroräume, die Unterhaltskosten für Ihren Fuhrpark und Ihre Privatentnahme. Auf Basis der Daten berechnen Sie die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen der Liquiditäts-, Rentabilitäts-, Investitions- und Finanzplanung. So erkennen Sie, ob Ihr Konzept wirtschaftlich machbar ist oder Optimierungen nötig sind.
Die formellen Hürden zur Gründung Ihrer eigenen Eventagentur sind gering. Mit einer Gewerbeanmeldung und einer Mitgliedschaft in der IHK sind Sie startbereit. Dennoch sollten Sie Ihren Schritt in die Selbständigkeit gewissenhaft planen. Am einfachsten gelingt dies, indem Sie einen Businessplan für Ihre Eventagentur erstellen. Dieser sollte alle Einflussfaktoren thematisieren, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken können. Die schriftliche Ausarbeitung Ihrer Geschäftsidee deckt Optimierungspotenziale auf und ermöglicht Ihnen, Ihre Eventagentur von Beginn an erfolgreich auszurichten.
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Die avviarsi GmbH ist eine Unternehmensberatung für kleine und mittelständische Unternehmen mit dem Fokus auf der Erstellung von Businessplänen. “avviarsi” ist italienisch und bedeutet übersetzt “aufbrechen”, “sich auf den Weg begeben” oder auch “starten”. Der Name steht symbolisch für die vollumfängliche Beratung und noch viel mehr für den Einsatz, um die Ziele der Kunden zu realisieren. Mithilfe der Beratung und der Businesspläne der avviarsi GmbH wurde bereits hunderten Kundinnen und Kunden der Traum von der Selbstständigkeit erfüllt. Für angehende Gründer/innen im Dienstleistungsbereich werden tiefgehende Markt- und Wettbewerbsanalysen erstellt, durch die eine realistische Einschätzung des Marktpotenzials und der Profitabilität der Neugründung möglich ist. Zusätzlich unterstützt die avviarsi GmbH ihre Kunden bei der Erstellung einer plausiblen und bankfähigen Finanzplanung.
Mit knapp 1.000 Projekten und einem betreuten Kapitalbedarf von insgesamt +150 Millionen Euro ist die avviarsi GmbH Deutschlands erfolgreichste Unternehmensberatung exklusiv für Businessplanung. Seit Beginn der Tätigkeit im Jahr 2017 (zuerst als “deinbizplan.de”) wurde noch nie eine Finanzierung oder Förderung auf Basis eines durch die avviarsi GmbH erstellten Businessplans abgelehnt.
Die Businessplanung kann sowohl als Dienstleistung (www.avviarsi-consult.de) als auch als Coaching (www.founder-excellence-training.de) in Anspruch genommen werden.
Zudem können die Beratungsleistungen der avviarsi GmbH durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) mit bis zu 80% gefördert werden.